Insha za Kumbukumbu

Kumbukumbu za mikutano ni rekodi zinazowekwa na katibu wa mkutano mkutano unapoendelea ili kuhifadhi yanayojadiliwa na kukubalianwa katika mkutano huo. Katibu anapaswa kufuatilia mtindo maalum wa kuandika kumbukumbu hizo kulingana na mpangilio katika mkutano.

Muundo wa Kumbukumbu

1. Kichwa cha kumbukumbu

Kichwa cha kumbukumbu kinapaswa kutaja mambo yafuatayo:

  • Ni mkutano wa akina nani?
  • Unaandaliwa wapi?
  • Unaandaliwa lini?
  • Unaanza saa ngapi?

Mfano wa Kichwa cha Kumbukumbu:

Kumbukumbu za Mkutano wa Shirika la Msalaba Mwekundu Shuleni ulioandaliwa tarehe saba Agosti 2001 katika Ukumbi wa Mikutano kuanzia saa Tisa alasiri.

2. Waliohudhuria

Andika orodha ya wote waliofika kwenye mkutano huku kuanzia na yule mwenye cheo cha juu zaidi hadi kwa wanachama. Pia onyesha vyeo vyao.

3.Waliotoa Udhuru

Hawa ni wale walioomba ruhusa kutohudhuria mkutano ====

4.Waliokosa kuhudhuria

Hawa ni waliokosa kuhudhuria mkutano, bila kutoa udhuru)

5.Waalikwa

Hawa ni wageni walioalikwa katika mkutano, k.v mlezi wa chama, afisa wa kiutawala, n.k)

6. Ajenda

Orodhesha hoja zitakazorejelewa katika mkutano huo

KUMB 1kumbukumbu ya kwanza huwa ni kufunguliwa kwa mkutano na ujumbe kutoka kwa mwenyekiti.
KUMB 2 Kusomwa kwa kumbukumbu za mkutano uliotangulia na kuthibitishwa kwa kumbu kumbu hizo kwa kutiwa saini.
KUMB 3 Maswala yanayoibuka kutokana na kumbu kumbu zilizosomwa. (Kumbuka kutaja nambari ya kumbu kumbu hizo)
KUMB 4 kuendelea Maswala katika ajenda
KUMB ya Mwisho Maswala mengineyo yasiyokuwa kwenye orodha ya ajenda.
Tamati kufungwa kwa mkutano. Taja mkutano ulifungwa saa ngapi; mkutano ujao utakuwa tarehe ngapi; kisha acha nafasi ya kuthibitishwa kwa kumbu kumbu hizo katika mkutano utakaofuatia.

Mfano wa Insha ya Kumbukumbu

KUMBUKUMBU ZA MKUTANO WA CHAMA CHA KISWAHILI ULIOANDALIWA KATIKA CHUMBA CHA MIJADALA TAREHE 2 APRILI 2010 KUANZIA SAA TATU ASUBUHI

Waliohudhuria

  1. Thoma Mwororo - Mwenyekiti
  2. Vivian Mjaliwa - Mweka hazina
  3. Idi Baraka - Mkuu wa utafiti
  4. Fikra Mawimbi - mwanachama
  5. Mercy Rehema - katibu

Waliotuma Udhuru

  1. Bahati Sudi - Naibu Mwenyekiti
  2. Paul Kitanzi - Msimamizi wa Mijadala

Waliokosa Kuhudhuria

  1. Zakayo Chereko - Spika
  2. Juma Mtashi - mwanachama

Waalikwa

  1. Mdaku Mpelelezi - Mwanahabari
  2. Bw. Msawali - Mlezi wa Chama

Ajenda

  1. Uchapishaji wa jarida la Kiswahili
  2. Shindano la kuandika insha.
  3. Kusajili wanachama wapya

KUMBUKUMBU 1/04/10 - KUFUNGULIWA KWA MKUTANO

Mwenyekiti aliwakaribisha wanachama wote na baada ya kuwatambulisha wageni, akawaomba washiriki wawe huru kuchangia katika ajenda mkutano huu ili kuboresha chama.

KUMBUKUMBU 2/04/10 - KUREJELEA KUMBUKUMBU ZA MKUTANO ULIOPITA.

Katibu alisoma kumbukumbu za mkutano wa mwezi Machi. Kumbukumbu zilikubaliwa na wanachama wote na kuthibitishwa na mwewnyekiti pamoja na katibu kwa kutia saini.

KUMBUKUMBU 3/04/10 -MASWALA IBUKA KUTOKANA NA KUMBUKUMBU ZILIZOSOMWA

Mweka hazina alifahamisha mkutano kwamba aliongea na mkuu wa idara ya Kiswahili kuhusu ufadhili kama tulivyokuwa tumekubaliana katika KUMB 9/03/10 ya mkutano uliopita.

KUMBUKUMBU 5/04/10 - HAFLA YA KISWAHILI

Iliripotiwa kwamba hafla ya Kiswahili ambayo wanachama walikuwa wamealikwa kuhudhuria katika Shule ya Sakata Academy haingeweza kufanyika kutokana na tamasha za muziki zilizokuwa zinaendelea katika shule hiyo. Wanachama waliokuwa wamejitayarisha kwa mashairi waliombwa kuendelea kujifunza ili wayawasilishe muhula wa pili.

KUMBUKUMBU 4/04/10 - UCHAPISHAJI WA JARIDA LA KISWAHILI

Wanachama walikubaliana:-
  • Kwamba chama kitaanza kuchapisha jarida la Kiswahili
  • Kwamba jarida litakuwa likichapishwa mara moja kila muhula na kuuzwa shuleni
  • Kwamba kila mwanachama atachangia katika kuandika makala na kuuza nakala za jarida hilo.
  • Kwamba paneli ya wahariri lingeundwa ili kuongoza idara ya uchapishaji
  • Kwamba hazina ya chama ina fedha za kutosha kuzindua uchapishaji huo.

KUMBUKUMBU 5/04/10 - SHINDANO LA KUANDIKA INSHA

Kila muhula wa pili, chama huandaa shindano la kuandika insha ambalo wanafunzi wote hushiriki. Insha zilizopendekezwa mwaka huu ni:-
  • "Jadili chanzo cha migomo shuleni na namna ya kusuluhisha."
  • ... ... ... ... ... ... ... ... ...
  • ... ... ... ... ... ... ... ... ...
  • ... ... ... ... ... ... ... ... ...


KUMBUKUMBU 6/04/10 KUSAJILI WANACHAMA WAPYA

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

KUMBUKUMBU 7/04/10 MASWALA MENFINEYO

... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

KUFUNGWA KWA MKUTANO

Mkutano ulifungwa saa kumi na nusu, baada ya maswala yote kujadiliwa. Mkutano unaofuatia ulipoangwa kuwa tarehe ishirini mwezi Mei, katika Ukumbi wa Muziki.

KUTHIBITISHWA KWA KUMBU KUMBU

______________ _____________
Mwenyekiti Katibu
Tarehe:________Tarehe:________

Tanbihi: Usitie saini. Sahihi itawekwa katika mkutano ufuatao